Puedes guardar los datos de una clienta para atenderla —nombre, teléfono, historial del servicio— porque hacen falta para la relación que tienes con ella. Lo que necesita permiso aparte es usarlos para mandarle publicidad, y lo que necesita un cuidado especial son los datos de salud: alergias, embarazos, tratamientos médicos. Y tienes que poder contarle, si lo pregunta, qué guardas, para qué y durante cuánto tiempo. Esto es una guía práctica, no asesoría legal: para un caso concreto, consulta con quien lleve tu protección de datos.
Lo necesario para darle el servicio: nombre, contacto, qué le hiciste, cuándo y a qué precio. Eso se apoya en la propia relación contigo, no hace falta una casilla firmada.
Distinto es llenar la ficha de datos que no usas para nada. La regla práctica es buena consejera: si no sabrías explicar para qué lo guardas, no lo guardes.
Son datos de salud y tienen protección reforzada. Puedes anotarlos porque son imprescindibles para no hacerle daño, pero conviene que estén en la ficha por ese motivo, que no se compartan con quien no los necesita y que no acaben en una hoja de cálculo que circula por WhatsApp.
El sitio correcto es la ficha de la clienta dentro del programa, con acceso limitado a quien la atiende.
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Pruébalo gratis (30 clientes) →Recordarle su cita de mañana es parte del servicio. Mandarle una promoción del Black Friday es publicidad, y eso sí necesita que lo haya aceptado y que pueda darse de baja en cada envío.
Mezclar las dos cosas en el mismo mensaje es el error típico: el recordatorio con una oferta pegada abajo deja de ser un recordatorio.
Mientras sea tu clienta y un tiempo razonable después; lo relacionado con facturación tiene además su propio plazo fiscal. Lo que no se sostiene es "para siempre porque sí".
Tener una lista de clientas que no vienen desde hace cinco años no te sirve ni para vender, así que el criterio comercial y el legal coinciden.
Tienes que atenderlo, y en un plazo razonable. Ojo con una trampa habitual: borrar la ficha no debería llevarse por delante tus facturas, que estás obligada a conservar.
Lo práctico es poder eliminar la ficha y sus observaciones conservando el registro contable, que es lo que la ley te pide guardar.
Un texto corto donde digas quién eres, qué datos guardas, para qué y cómo ejercer sus derechos. En la página de reservas y en el formulario de alta. No es un documento de veinte páginas: son cuatro frases claras y un correo de contacto.
Para atenderla, no: los datos necesarios para el servicio se apoyan en vuestra relación. Para mandarle publicidad, sí necesitas su permiso.
Sí, y conviene: son imprescindibles para no hacerle daño. Son datos de salud, así que guárdalos en su ficha y no los compartas con quien no los necesita.
El recordatorio de su propia cita es parte del servicio. Lo que necesita permiso es la publicidad, y no se deben mezclar en el mismo mensaje.
Atenderlo en un plazo razonable, borrando ficha y observaciones. Las facturas emitidas se conservan aparte: hay obligación fiscal de guardarlas.
El RGPD también alcanza al papel cuando los datos están organizados. Una libreta que cualquiera puede abrir en el mostrador protege peor que una ficha con contraseña.
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